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蘇州高新區人民醫院:人事信息化建設在醫院人力資源管理中的積極作用

閱讀次數: 日期:2019-05-20


        蘇州高新區人民醫院始建于1952年,貫徹“科教興院、質量建院、人才強院、勤儉辦院”的理念,經過幾代人的努力,蘇州高新區人民醫院從幾十張床位的一級街道衛生院,成長為一所設計床位1050張,員工1000余人的集醫療、教學、科研、預防、康復、急救等于一體的公立二級甲等綜合性醫院。
在醫藥衛生體制改革的大背景下,我國的醫療衛生人才隊伍建設迎來了重大發展機遇及挑戰,預計2020年將初步形成公立醫療機構和民營機構有序競爭,;竞妥鎏匦璧南嗷パa充、競相發展的局面。近幾年政府對公立醫院的改革步伐明顯加快,從允許醫生多點執業、推行基本藥物制度、取消“以藥補醫”、限制公立醫院負債擴張建設、逐步取消公立醫院事業編制、分級診療制度的出臺表明:我國公立醫院迎來從體制到經營、從服務對象到內部人事全方位的大變革和大洗牌。隨之而來的是公立醫院相較民營醫院人力資源管理觀念落后、人力資源信息化水平較低、管理體制僵化功能單一、分配制度落后保守、薪酬管理精細化程度不高等弊端日益凸顯。人才流動加快,人力資源數字化管理、信息化建設的重要性愈發明顯。
蘇州高新區人民醫院作為一家跨越式發展的區級公立醫院,之前傳統的管理手段已然不能適應當前環境的發展要求,醫院人力資源部門在2016年中獨立成科,這是我院人力資源管理工作提升的一個里程碑。但由于原有的人力資源管理基礎相對薄弱,人力資源基礎數據及相關管理制度都有待進一步完善和優化,而且隨著醫院的快速發展,帶來的人員配置動態調整、頻繁招聘、制度更新、日?记、薪資計算、開具各種證明以及各種統計報表等工作都呈井噴式增長,內憂外患之下迫切需要利用信息化的手段來強化、規范人力資源管理各項業務。
經過深思熟慮后,我院決定引入人力資源管理系統。2016年通過多方介紹,輾轉聯系到宏景軟件,希望其專業的業務水平和豐富的項目經驗能夠在醫院人力資源信息化建設過程中提供完善、安全、迅速的技術支持。在與宏景軟件項目負責人員多次接洽后,雙方最終建立了合作關系。宏景項目經理迅速與醫院分管領導溝通了意向模塊,與人事部門分析了操作需求,并到各科室走訪調研了具體的業務需求,因地制宜地給出了專業的建議和個性化方案。系統建設圍繞組織機構、員工管理、人事異動、薪資管理、考勤上報、統計報表六個模塊迅速展開。建設過程中我們克服重重困難,最終于2018年1月實現了人力資源的數據電子化、流程電子化、管理電子化三個層次的建設,有效提升了整體工作效率,加強管控能力,為醫院的管理和戰略決策提供支持。
e-HR系統的引入為醫院的人力資源管理帶來了以下幾方面的改變:
 
一、著力提高人力資源管理工作效率
 
在日常的人事工作中,組織機構管理、行政事務管理、薪酬管理,這幾項都占據了工作人員大量的時間,e-HR系統通過對醫院各項信息進行整合,促進了整體工作效率的提升。
 
1.保障人事基礎信息全面性、動態性,打好信息化建設基礎
傳統的人力資源管理以紙和筆為主要工具,后期運用簡單的辦公軟件記錄,不僅效率低、規范性差,而且記錄很難完善、檢索也不方便。同時醫院的行業性特征也決定了醫院人員的基礎信息(職稱、學歷、進修、學術任職等)經常會更新,人力資源數據分散,缺乏有效的整合,管理者不能快速準確地找到自己所需的員工信息。
由于人員信息的不完善與不規范,使得人力資源信息采集工作較為繁瑣,在實際系統建設過程中,管理人員及工程師花費大量時間結合紙質檔案、電子檔案、電話核實等方式匯總了數據信息,通過加強對管理人員的技能培訓、對原有員工信息查漏補缺以及規范新進員工提交材料目錄等做了大量統計匯總工作。
現在,利用信息系統記錄人事數據有效規避了原有傳統人力資源管理存在的一些問題。系統將人員劃分為在編、合同、返聘等不同的子集,并根據醫院現狀和日常需求,設立個性化指標,規范數據格式,建立業務模板,做到了數據即時錄入、匯總、更新,并在人員調配、職稱晉升等操作過程中留下歷史記錄,以便以后查詢,保障了基礎信息的全面性與動態性,實現了管理者全面掌握所屬員工各類信息,從而進行有效、及時控制的需要。
 
2.生成各項常用數據報表,將管理人員從日常事務性工作中解脫出來
目前醫改進入深水期,醫院又面臨快速擴張的局面。國家、省、市級主管部門為實時掌握公立醫院人員情況,針對醫院的人員變動、編制情況、人員收入分配、五險一金的繳納方案等情況,設計了一系列月報、季報、年報。醫院其他部門及自身業務需求也需要即時填寫很多人力資源數據。各類統計數據呈井噴式爆發,時間緊、任務重,傳統的統計方式不僅浪費時間而且容易出錯。
通過e-HR系統,在員工管理模塊可以個性化設置各類醫院常用查詢、常用統計、常用花名冊,使用時只需要簡單導出就能完成,避免了繁瑣的篩選、更改格式等操作。如:生育需要提供的生育聯系單,需要提取員工的醫保賬號、身份證號、戶口信息;買房需要提供的收入證明,需要提取員工的身份證號、年度收入等信息,都可以一鍵生成表單;還有醫院的新進人員獎金比例設置,是根據員工的職稱、學歷等背景設定的,比較繁瑣,e-HR系統可自動匹配員工信息,計算出獎金發放方案,生成每月獎金比例表。在此基礎上也增加了各類自定義查詢、統計功能,設置區分度,提高了辦事效率。在其他業務部門和上級主管部門需要填報人事數據時,能快速滿足各類需求,不再依托于Excel表、紙質材料翻閱和檢索。 
  

 

3. 加強薪資、績效數據智能化管理,提升人力成本管控能力
醫院員工隊伍的迅速壯大帶來的薪資、績效數據計算量大增。原有的薪資、績效標準以Excel記錄的方式保存,規范性不夠,且根據事業單位工資管理規定,醫院的所有在職人員工資計算必須按照事業單位工資標準計算,每年度根據職稱、工齡、學歷的變化及時調整相應的崗位工資、薪級工資、崗位津貼、護齡津貼等。此外,按照不同人員性質的劃分,薪資管理也需要建立不同的薪資賬套。加上目前正處于全國在編人員養老保險改革的深水期,在編人員2014年10月以后的各項工資、保險繳納需要根據不斷落實的新政策進行計算匯總。在編人員與合同制人員的保險繳納比例、類目也稍有不同,薪資計算難度、工作強度可想而知。而薪資涉及到各位員工的切身利益,故計算需要格外謹慎,稍有不慎就容易產生錯漏。
宏景軟件發揮出長期與事業單位合作項目的優勢,積累了大量的項目經驗。e-HR系統通過錄入最新的事業單位工資標準及薪級、崗位等級定級、晉升調整等計算公式,特定時間點啟動相關業務,系統可根據已設定的條件對人員薪資進行調整,并在每月調整工資的人員信息中生成歷史數據,做到有跡可循,避免了工資調整的錯誤。通過系統計算,還可將原來1個月的工作量壓縮到非常短的時間內完成,同時增強了數據的精確性。系統中的薪資、績效數據可實時匯總,生成當月科室成本數據,以便人力資源部門對全院人力資源成本有良好的把控。
 
二、規范人力資源業務流程
 
隨著醫院的快速發展,人事管理制度日益完善。各項基礎業務及審批工作也成倍增加,如何在有限的時間完成規范性的人事管理是我們一直關注的事情。 e-HR系統能夠將相關的工作職能劃分清晰,將優化后的流程體現在系統中,方便操作,完善管理。
 
1. 加強業務流程規范化管理,改善人力資源部門服務
我院原有人力資源管理工作主要依賴于手工形式,尤其是職工入職、離職、調配以及各項審批事項,均以員工提供紙質報表到各部門審批的形式來完成。因各業務部門負責人及領導需要經常到病區檢查巡視,故簽字難、流程慢總為員工對人力資源部門所詬病,而且紙質簽字的可靠性較差,各環節所花費的時間也難以把控。
然而,通過e-HR系統可以直接在系統中錄入各類業務操作流程,各部門負責人在手機或電腦上通過批量操作即可完成審批,節約審批時間,同時提升了員工的滿意度。此外,e-HR系統的預警功能對合同到期時間、員工生日、退休到齡時間、進修到期時間等各種工作中可能遇到的提醒進行了提前設置,對后續續簽合同、生日慰問等工作開展起到了信息保障作用,讓以往很多依靠人力發現和被動應付的工作,轉變為系統自動控制、技術主動處理。既可減輕管理人員的工作強度,又可避免錯過日期給單位造成的損失,以及給員工帶來的不滿情緒,實現了很多復雜業務的步驟化、流程化、規范化,提高了各業務操作過程的可控性。
 
2.提供員工自助服務,提高工作的高效性和數據共享性
人力資源部作為職能科室,為一線員工提供良好的服務是部門的基礎工作。但是,無處不在的服務也無形中增加了服務成本。信息化建設為員工提供了良好的服務平臺,員工經過授權可以在醫院內部網實時訪問人力資源制度等信息,還可參與到人力資源部分管理過程中,允許員工在線查看個人相關信息、個人當月薪資、個人考勤休假情況、個人職稱及學歷更新情況等。員工也可以通過平臺和人力資源部門進行業務溝通,例如提交請假、進修等申請,更新個人信息等,然后由院內管理員審核原件后通過,這樣既減少了人力資源部門管理人員的工作量,又有效保證了數據的準確性和共享性,也為員工提供了線上辦理業務的便利,提升了員工對醫院人力資源管理服務的滿意度。
 
三、促進戰略性人力資源開發
 
在醫院內外部環境不斷變化的今天,醫院要想取得可持續發展的競爭優勢,就不能僅僅依靠傳統的管理方式,還必須靠人力資源優勢來維持和培育行業內的競爭力。這種變化促進了人力資源管理的戰略性定位研究,包括醫院對人力資源的定位、人力資源成本控制、戰略決策、以及與各科室的協同管理等。e-HR系統通過各類便捷服務,使人力資源部門能夠及時有效地配合醫院各項管理需求,逐步贏得領導更多的重視,促進醫院實現戰略性人力資源開發。
 
1.實現人力資源與其他業務系統的有效銜接,促進醫院整體信息化建設
人力資源信息化系統是醫院整體信息化系統的重要組成部分,也是國家醫療衛生行業管理信息化的必然要求,目前醫院已經建成了面向患者、臨床、醫技、運營及系統保障的幾十個信息系統,而這些信息系統都會使用到基礎機構及人員信息,人力資源系統能否和大系統連接至關重要。
相對于其他業務系統,如HIS系統、 成本管理系統、區市省衛生人力資源系統等而言,宏景e-HR系統可以通過預設置的需求模板,將導出的數據導入到上述系統中,以提供數據支持。同時,也可以通過技術支持與部分系統銜接,獲得可供參考的數據,實現信息流的雙向導入,整合數據資源,既可以支持人力資源工作,又可以為其他業務部門提供指導性的幫助。通過打破信息孤島,降低醫院人力資源管理成本,在各個系統之間實現基礎信息共享,保障全院人事信息的一致性和唯一性,提高各部門之間的協同性,促進醫院的整體信息化建設。
 
2.強化核心業務,提高人力資源管理層次
e-HR系統使人力資源部門能夠借助系統進行人事考勤管理、人員信息采集和管理、薪酬管理、合同管理、培訓管理等,并且可以生成基礎的統計報表及數據分析。不僅加強了醫院內部溝通,還讓人力資源管理人員從繁瑣的行政事務工作中逐漸解脫出來,提升了部門的工作效率和準確性,從而可以將工作的重心轉移到為醫護人員服務上來,為員工進行職業生涯規劃,為醫院動態發展建立實時人力資源配置方案,實現人力資源角色轉換,對醫院的人力資源進行優化和重新組合,從而促進醫院人力資源戰略管理的實施,最終實現健康、快速的發展。

 

通過e-HR系統的建立,蘇州高新區人民醫院人力資源管理信息化建設卓有成效,幾乎是從無到有到精,切實解決了醫院實際存在的人力資源管理難題,促進了日常管理的標準化、制度化、規范化、系統化、數據化。在后期運用中,醫院也將聯合宏景軟件陸續拓展其他業務模塊的應用,充分發揮信息化優勢以推動醫院戰略管理,提高人力資源對醫院業務部門的重要性,為醫院的發展奠定良好的基石,在醫改的機遇和挑戰背景下,走出一條適合自己的人力資源管理信息化革新之路。
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